Совершенствование системы документооборота

ВВЕДЕНИЕ

Всё управление предприятия основывается на информации о рабочих процессах и объектах организации, которая отображена в документах. Успешное руководство каждым из процессов производства или бизнесом невозможно без использования новейших техник управления делопроизводством. Документационное обеспечение управления начинается там, где возникает процесс управления. Само возникновение процесса управления возможно в том случае, если в организации делопроизводство имеет определенный порядок документирования и работы с информацией. На сегодня делопроизводство обеспечивает каждый процесс, связанный с использованием документа. При этом в настоящее время особого внимания заслуживает систематизации делопроизводственных процессов, которые влияют на рост производительность труда сотрудников, занятых в управлении. Это обеспечивает оперативность движения и исполнения служебных документов и, следовательно, способствует повышению конкурентоспособности коммерческой организации на региональном рынке – в том числе и организации в такой важной отрасли деятельности, как грузоперевозки. Все вышеперечисленное актуализирует выбранную тему.
Цель провести оценку современного состояния системы документооборота и предложить мероприятия по совершенствованию системы документооборота.
Задачи работы:
 исследовать правовую и нормативно-методическую основу системы документооборота;
 изучить систему организационно-распорядительной документации в коммерческих предприятиях;
 привести общую характеристику современного состояния системы документооборота;
 исследовать организацию системы документооборота;
 разработать рекомендации по совершенствованию системы документооборота.
Объект – деятельность отечественной транспортной компании (на примере ООО «Грузоперевозки»). Предмет – система документооборота и ее совершенствование (на примере ООО «Грузоперевозки»).
В исследовании использовались следующие методы: системный; структурный; функциональный; информационный; методы синтеза и анализа.
Научную базу настоящего исследования составляют работы таких ученых, как: Абалмасова А.О., Ханафиева А.М., Аль-Анбаги Ш.Т.Х., Шаклеин В.М., Безус С.Н., Голикова М.Г., Хрущева О.А., Здорова А.Д., Игнатов И.А., Тюкавина И.А., Кириллова О.Н., Литвякова Т. А., Новиков Д.А., Самарцева В.П., Тарасова В.В., Тимошенко Л.П., Акимова А.В., Судник Т.В., и мн. др. Ключевыми правовыми и нормативно-методическими документами при создании данной работы выступили: Конституция Российской Федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации, «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ, Федеральный закон от 13.07.2015 N 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости», «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и другие акты отечественного законодательства и т.д.
Практическая значимость данной работы определяется тем, что ее результаты могут быть использованы при разработке нормативно-методической документации, регламентирующей различные аспекты ДОУ, сотрудниками служб делопроизводства организаций рассматриваемого типа.
Структура работы включает введение, две главы, заключение, список литературы. 
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИССЛЕДОВАНИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА КОММЕРЧЕСКИХ ПРЕДПРИЯТИЙ
1.1. Правовая и нормативно-методическая основа системы документооборота в коммерческих предприятиях

Значительную роль в регулировании документационного обеспечения деятельности негосударственных организациях играют подзаконные нормативные акты. К их числу относятся:
• Указы Президента РФ;
• Постановления Правительства РФ;
• Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
• Подзаконные нормативные акты, развивающие и конкретизирующие нормы соответствующих законов, раскрывают конкретные механизмы их реализации.
В соответствии со ст.12 Закона о государственной регистрации при государственной регистрации создаваемого юридического лица в регистрирующий орган представляются :
• Подписанное заявителем заявление о государственной регистрации по утвержденной форме;
• Решение о создании юридического лица в виде протокола, договора или иного документа в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• Учредительные документы юридического лица;
• Выписка из реестра иностранных юридических лиц соответствующей страны происхождения или иное равное по юридической силе доказательство юридического статуса иностранного юридического лица – учредителя;
• Документ об оплате государственной пошлины, если документы подавались напрямую в налоговый орган.
• Подписанное заявителем заявление о государственной регистрации по утвержденной форме;
• Решение о создании юридического лица в виде протокола, договора или иного документа в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• Учредительные документы юридического лица;
• Выписка из реестра иностранных юридических лиц соответствующей страны происхождения или иное равное по юридической силе доказательство юридического статуса иностранного юридического лица – учредителя;
• Документ об оплате государственной пошлины, если документы подавались напрямую в налоговый орган.
Основной целью общества с ограниченной ответственностью является извлечение прибыли и распределение ее между участниками .
Общество с ограниченной ответственностью считается созданным с момента государственной регистрации.
Для регистрации ООО используется форма Р11001. В процессе регистрации участники несут следующие расходы :
- госпошлина за регистрацию ООО – 4000р.;
- услуги юристов по подготовке документов – от 5000 до 8000р.;
- нотариальное заверение заявления по форме Р11001 – от 1000 до 1500р.;
- нотариальная доверенность для представителя – от 1000 до 1500р.
Для подготовки документов на регистрацию ООО устанавливаются следующие характеристики:
- наименование (название ООО);
- юридический адрес (адрес регистрации ООО);
- размер уставного капитала (минимальный 10000р.);
- распределение долей между участниками (если их несколько);
- руководитель (генеральный директор);
- виды деятельности;
- система налогообложения.
Из опубликованных источников, регулирующих данную сферу, были изучены: первый, основополагающий закон – Конституция Российской Федерации.
С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ указывает, что:
 «Конституция Российской Федерации имеет высшую юридическую силу;
 прямое действие и применяется на всей территории Российской Федерации.
Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.

Рис. 1. Регулирующие НПА

В нормативных актах закреплены требования к написанию отдельных наименований, например, фирменных наименований (Гражданский кодекс Российской Федерации и федеральные законы, регулирующие деятельность организаций различных организационно-правовых форм) и т.д.